Prioriser les interventions en gestion des actifs 

Les gestionnaires d’actifs ont sous leur surveillance une quantité astronomique d’actifs. Cela comprend des centaines de réservoirs, des vaisseaux sous pression, des pompes, des bâtiments, des équipements de lignes de production, des fours, des dizaines de kilomètres de tuyauterie pour ne nommer que ceux-ci. Rappelons que 80 à 90 % de la valeur des équipements sur un site est représenté par des actifs statiques. Il est ainsi pratiquement impossible de surveiller tous les actifs simultanément sans les ressources suffisantes et adéquates.  

Afin d’assurer l’intégrité, la fiabilité, la performance et la sécurité des actifs, le personnel responsable emploie des inspecteurs et engage des firmes externes pour avoir accès à certaines expertises en évaluation d’actifs. Les inspecteurs sur le terrain en ont beaucoup sur les épaules. Ils doivent préparer les inspections selon les normes de sécurité, négocier avec les opérations pour arrêter certains équipements, nettoyer les actifs pour l’efficacité des inspections, inspecter des centaines d’actifs selon un programme rigoureux d’inspection, écrire des rapports complets sur la santé des actifs et rapporter les conclusions au chef inspecteur. Cela prend énormément de temps, ce qui représente un enjeu pour l’efficacité et la rapidité de la prise de décisions critiques.  

Par ailleurs, les gestionnaires obtiennent les résultats d’inspection à travers plusieurs rapports PDF et certaines données en Excel en bonne et due forme. Il s’agit d’un standard de l’industrie, une pratique courante. Le travail pour entrecouper les résultats obtenus selon les différentes méthodologies de firmes d’inspection ou de firmes d’ingénierie est lourd, ardu et complexe. La grande majorité du temps, les ingénieurs responsables des actifs doivent se conformer aux pratiques des sous-traitants plutôt que d’imposer un processus de travail adéquat à leur réalité. 

Conséquemment, il n’est pas simple de relever les incongruités dans les rapports pour en tirer des conclusions rapides. Souvent, ces rapports ne contiennent pas d'évaluation de risque ou de délai d'intervention. Ils sont composés que d’observations ou de résultats bruts. Il n’est pas rare de lire des éléments comme : Frein d’urgence mal enclenché sur le pont roulant. Est-ce grave? Avons-nous besoin d’intervenir ? Si oui, urgemment ou non? Si le gestionnaire d’actifs n’est pas un expert des ponts roulants, il ne peut le savoir. Il devra entamer des démarches largement consommatrices en temps pour vérifier.  

Pire encore, certaines observations sont littéralement introuvables. Il arrive de demander aux sous-traitants de retourner sur place pour indiquer où sont les défauts observés. Cela est inutilement couteux en temps et en argent. 

Le responsable de l’intégrité des actifs se place dans une situation de retard perpétuelle, car en plus de répondre aux demandes constantes, il doit défricher les rapports de centaines de pages. Par manque d’outil adapté, il doit structurer par lui-même un fichier Excel des priorités selon des critères propres à sa pratique. Il s’agit d’une activité routinière et sans valeur. D’autant plus qu’un fichier comme celui-ci n’est pas vivant. Mettre à jour un fichier Excel est une tâche fastidieuse et improductive où les erreurs sont hautement probables. Il est impensable de garder la trace de tout ce qui se produit sur un actif (inspection, réparation, accident, agrandissement, auscultation, arrêt, etc.) de façon manuelle. 

Dans ce contexte, les responsables de l’intégrité ou les gestionnaires d’actifs notent les priorités les plus importantes pour répondre aux risques imminents. Les risques moindres ne sont pas aussi bien notés, surtout s’il s’agit d’un actif qualifié de risque modéré dont la recommandation est d’inspecter à nouveau dans plusieurs années. Cet actif et toutes les informations qui en découlent risquent de ne pas être adéquatement notés ni suivis puisque le temps de transcription dans le fichier Excel est majeur. Dans le feu de l’action, il a été mis de côté pour s’attaquer à de plus fortes priorités ciblées par l’auditeur et lentement oublié. 

Conséquences d’une mauvaise structure  

Les conséquences de manquements comme ce dernier sur la priorisation des travaux à moyen et long terme sont énormes. Les gens en place ne peuvent pas être au courant de tous les oublis du passé. Ils ne peuvent évidemment pas connaitre les détails des inspections des 10, 15 et 20 dernières années ainsi que de tous les événements survenus au cours de la vie de chacun des actifs. Leur visibilité sur les priorités est ainsi orientée en fonction de ce qu’ils connaissent ou ce qui a été pris en note. 

Conséquemment, les budgets demandés pour la gestion des actifs sont en lien avec les priorités connues. Des millions de dollars sont ainsi dépensés pour le maintien, la réfection ou le remplacement d’actifs de façon planifiée sans savoir que des urgences causées par le manque de savoir organisationnel, grugeront une bonne partie des sommes accordées ou obligeront de nouvelles dépenses. Ces urgences monopolisent les équipes et coutent généralement entre 6 à 10 fois le prix d’un même projet s’il avait été planifié et négocié.  

En moyenne, ce genre de situations cause de 10 à 30 arrêts de différentes ampleurs annuellement. En d’autres termes, les investissements ne sont pas attribués selon les bonnes priorités et les arrêts causent des pertes financières énormes en réduction de capacité de production. Les couts d’arrêts impromptus peuvent couter des centaines de milliers de dollars de l’heure en chiffre d’affaires selon les industries. 

Évidemment, tout ne peut pas être réglé magiquement avec un outil de gestion de la santé des actifs. Il est estimé que 80 % des bris ou des défaillances sont évitables après analyse. Un APM+ comme Stelar permet de mettre en place une mécanique d’approbation des inspections et des recommandations selon une séquence de travail logique et efficace. Le gestionnaire des actifs est ainsi en mesure de recevoir l’ensemble des inspections complétées. Il est à même d’évaluer la gravité des défauts observés selon une grille de sévérité prédéterminée et une évaluation de l’actif selon la matrice de risque de l’organisation. De plus, il peut évaluer et approuver la recommandation émise pour la diminution du risque de chacun des actifs.  

Pour le gestionnaire d’actifs, il est ainsi beaucoup plus facile de suivre l’évolution de la condition d’un actif. Il détient assurément un meilleur contrôle sur son site et diminuera de beaucoup le nombre d’erreurs. Il pourra ainsi se questionner sur la sévérité des défauts observés en plus de chacune des interventions recommandées et leur délai. La visualisation des informations en fonction de la séquence de travail convenue simplifie de beaucoup la vérification des informations. 

Témoignages clients 

Nous recevons fréquemment un témoignage similaire de nos clients. À la suite de l’intégration des données historiques d’inspections dans la structure de Stelar, les responsables des actifs constatent aisément les manques et les incongruités du passé.  

Certains actifs en mauvais état n’avaient aucune intervention associée et aucun investissement planifié. Les prochaines inspections pour ces actifs étaient prévues plusieurs années suivant le délai minimal d’intervention. Des inspections d’urgence et imprévues au budget ont révélé une dégradation accélérée d’actifs critiques. Plusieurs situations se sont révélées majeures en raison d'un mauvais système de suivi : un réservoir d’acide qui fuit, une toiture qui coule, un tuyau fendu, etc. Ce sont tous des bris évitables qui ont couté des millions de dollars en remplacement, réparation d’urgence, équipes mobilisées, remise en service, etc. 

Les clients prennent conscience des pertes financières encourues dans le passé. En effet, les gestionnaires sont à même de constater que des investissements en temps et en argent ont été placés sur des priorités de moins grandes importances. Cette situation augmente les frais d’exploitation. D’autant plus qu'en laissant des actifs à risque élevé sans intervention pour mitiger le risque, la dégradation s’accélère, ce qui se répercutera inévitablement en une augmentation du nombre de maintenances et ultimement en un remplacement prématuré. Pour les CFO, cela représente des pertes nettes se comptant en millions de dollars. 

La prévention : un centre de couts 

Le responsable de l’intégrité et de la fiabilité des actifs est typiquement vu comme un centre de couts, une dépense. Cette responsabilité demande des budgets pour de la prévention, ce qui coute très cher. Nous pouvons faire le parallèle avec l’achat d’une assurance sans qu’elle soit obligatoire. Idéalement, nous aimerions ne pas payer ces frais, mais ils sont hautement utiles pour protéger les finances de l’organisation.  

Évidemment, les dirigeants et leurs actionnaires préféreraient investir dans des projets qui augmenteraient la capacité de production. Tout ce qu’une organisation pourrait faire pour améliorer la gestion de l’intégrité des actifs doit être apporté pour dégager des dollars pour les réinvestissements.  

Beaucoup se couchent le soir en sachant que la totalité des risques n’est pas adéquatement gérée. Stelar pourrait améliorer le sommeil de bien des gestionnaires et ceux-ci pourraient ainsi se concentrer sur l'amélioration de la fiabilité et de l'intégrité des actifs de l'usine afin qu'elle devienne plus performante!